Schnellere interne Abläufe: 60% weniger Aufwand, 100% digital

Wie die BVG die agile Prozessdigitalisierung in allen Abteilungen vorantreiben konnte

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Optimieren, stärken, umsetzen – dank mitarbeiter­orientierter Digitalisierung

Deutschlands größter öffentlicher Verkehrsbetreiber, die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG), kämpfte mit langsamen und fehleranfälligen internen Prozessen, die nicht nur Mitarbeitende frustrierten, sondern auch wertvolle Zeit kosteten. Durch die Einführung von Scheer PAS und das EasyUse-Mitarbeiterportal ersetzte die BVG mehr als 100 Papier-Formulare durch automatisierte digitale Workflows.

 

Dabei war es entscheidend, die Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen, denn diese erstellen und implementieren nun ihre eigenen Prozess-Apps, die in das Unternehmensportal und die IT-Infrastruktur integriert sind. Das Ergebnis: Routinemäßige Anwendungsaufgaben nehmen 60% weniger Zeit in Anspruch, Fehler und Rückstände gehen zurück und die jährlichen Prozesskosten werden um einen sechsstelligen Betrag gesenkt.

60%

Weniger Bearbeitungszeit pro Anfrage

100+

digitalisierte Prozesse im gesamten Unternehmen

6

-stellige Kosteneinsparungen jährlich durch Automatisierung

Die Herausforderung

Händische Arbeitsprozesse bremsen Mitarbeitende aus

Die Mitarbeitenden der BVG hatten mit langsamen, undurchsichtigen Prozessen zu kämpfen – von der internen Versetzung bis zur Urlaubsgenehmigung, alles verteilt auf unzusammenhängende Formulare und manuelle Schritte.

 

Der begrenzte IT-Support, häufige händische Systemwechsel und komplizierte Eingaben führten zu Fehlern und Produktivitätsverlusten, was die Mitarbeitenden frustriert und überlastet zurückließ.

Die Lösung

EasyUse: Einfach selbst digitalisieren – in jeder Abteilung

Das EasyUse-Projekt führte einen Self-Service-Ansatz für die Digitalisierung ein. Mit Scheer PAS konnten die Mitarbeitenden viele wichtige Prozesse und Formulare selbst digitalisieren. Jeder Workflow wurde optimiert, in die HR-, IT- und Beschaffungssysteme integriert und anschließend über ein intuitives Portal unternehmensweit eingeführt. Die Befähigung der Teams, Rapid Prototyping und vollständige IT-Integration wurden zum neuen Standard, ohne dass komplexe Programmierarbeiten erforderlich waren.

Das Ergebnis

Minimale Vorlaufzeiten, papierlos, maximale Flexibilität

Die BVG profitiert heute von harmonisierten, agilen Arbeitsabläufen über alle Abteilungen hinweg. Mitarbeitende können Anträge mit einem Klick einreichen und verfolgen, wobei sie von einer 60% schnelleren Bearbeitung und deutlich weniger Fehlern profitieren. Zudem nutzt das Management digitale Dashboards für volle Prozesstransparenz und fundiertere Entscheidungen, während Unabhängigkeit und Flexibilität zum Standard geworden sind. Künftige Prozesse liegen nun in den Händen derer, die sie am besten kennen.

Nächste Schritte

Den digitalen Wandel zur Gewohnheit machen

Mit Scheer PAS kann die BVG interne Prozesse schnell digitalisieren oder an sich ändernde Anforderungen anpassen und so ein hohes Maß an Mitarbeiterengagement und operativer Exzellenz aufrechterhalten. Neue Formulare und Arbeitsabläufe werden nach Bedarf erstellt, wodurch Investitionen in die Automatisierung sowie die Förderung der Belegschaft im Unternehmen langfristig gesichert wird.

 

Dank Scheer PAS kann die BVG interne Prozesse schnell digitalisieren oder flexibel anpassen. Das sorgt für engagierte Teams und reibungslose Abläufe. Neue Formulare und Workflows entstehen genau nach Bedarf – so sind die Investitionen in die Automatisierung und die Weiterentwicklung der Belegschaft langfristig gesichert.

„Nahezu jeder Prozess lässt sich heute digitalisieren und automatisieren: von scheinbar einfachen Abläufen wie internen Versetzungen bis zu komplexen Prozessen wie der Beschaffung von Laptops und anderen Endgeräten.“

CIO, Verkehrsbetriebe

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